¿Cómo controlo los clientes que no han pagado?

Quien vende en persona o por chat tarde o temprano deja ir algo sin cobrarlo en el momento. Un cliente habitual que pasa mañana, una entrega pagada a medias, un pedido grande abonado en dos veces. No es un problema mientras son tres nombres: lo es cuando son treinta, y la respuesta a «¿quién me debe dinero?» está repartida entre una libreta, una conversación y la memoria.

Qué conviene apuntar, como mínimo

Apuntar «Mario 200» no basta, y eso se descubre después. Hacen falta cuatro cosas, y son siempre las mismas:

• quién, con una forma de volver a contactarlo — un número, no solo un nombre de pila;
• cuánto, y por qué compra: un total sin el documento detrás es una cifra que ninguno de los dos puede comprobar;
• desde cuándo, porque una deuda de una semana y una de tres meses no se tratan igual;
• qué se ha pagado ya, cuando el cobro llega a plazos.

Sin el último punto pasa lo peor: volver a pedir dinero a quien ya ha pagado. Se recupera el importe, se pierde el cliente.

Por qué la libreta deja de funcionar

La libreta no está mal, es lenta en el sitio equivocado. Escribir cuesta poco; el coste real es releer. Para saber quién va atrasado hay que recorrer páginas de líneas en orden de fecha, cuando lo que hace falta es la lista en orden de persona.

El Excel resuelve la relectura y abre otra: está en un ordenador que no está en el mostrador, así que se actualiza por la noche — es decir, a veces no se actualiza.

La pregunta correcta no es «cómo lo apunto», sino «cómo hago para verlo sin tener que buscarlo».

El recordatorio que casi nadie manda

Una deuda solo se le recuerda sola a quien ha puesto el dinero. Quien tiene que pagar, muchas veces, sencillamente se ha olvidado — y cuanto más tiempo pasa, más incómodo se vuelve pedirlo para los dos. Un mensaje breve a los pocos días es más fácil de mandar y más fácil de recibir que una llamada a los dos meses.

Esa es también la razón práctica para llevar la cuenta en una app que está en el teléfono: el teléfono ya lo tienes en la mano, y mandar el mensaje es el gesto siguiente, no otra sesión de trabajo.

Cómo lo resuelve Yataio

En Yataio no hay un registro de deudas aparte: la cuenta nace de los documentos. Emites un recibo, marcas si se ha pagado, y la ficha del cliente muestra sola cuánto queda por cobrar. Quien va atrasado aparece destacado nada más abrir la app, con el importe debido, y desde su ficha sale el mensaje o la llamada sin copiar el número de ningún sitio.

Cuando un pago llega fuera de la app — efectivo en el mostrador, una transferencia — lo marcas a mano y la cuenta se cierra. Es una función de la versión gratuita, sin límite de clientes ni de documentos.

Si quieres ver cómo funciona en detalle, las pantallas están explicadas en la guía. Y si prefieres el panorama completo, ahí está cómo funciona.