¿Cómo gestiono los pedidos que llegan por WhatsApp?

Vender por chat funciona porque es donde ya están los clientes. El problema llega después: la conversación es a la vez el catálogo, el carrito, la confirmación y el recibo — y todo eso se desplaza hacia arriba. Con diez pedidos al día se lleva en la cabeza. Con treinta, no.

Dónde se pierden los pedidos de verdad

Casi nunca en el momento de la venta. Se pierden en los huecos entre un paso y el siguiente:

• el mensaje que llegó mientras atendías a un cliente en persona, leído y nunca reabierto;
• el pedido confirmado de palabra y no escrito en ninguna parte;
• el total calculado con la calculadora, escrito en el mensaje, y reescrito una tercera vez cuando el cliente pide el recibo;
• el cliente que dice «como la otra vez», y la otra vez está a doscientos mensajes de distancia.

El último es el que más cuesta, porque no parece un error: parece solo tiempo perdido desplazándose.

La regla práctica: escribir una sola vez

El consejo que más se lee — llevar un registro de pedidos — es medio correcto. Un registro llevado aparte de la venta es un segundo trabajo: hay que acordarse de rellenarlo, y uno se acuerda cuando tiene tiempo, o sea no en los días llenos.

Lo que funciona es lo contrario: el documento que mandas al cliente es el registro. Si para responder «te confirmo el pedido» tienes que escribir igualmente artículos y total, más vale que esa escritura quede en algún sitio en vez de acabar dentro de una burbuja de chat.

El momento bueno para registrar un pedido es mientras lo estás confirmando, no por la noche.

Qué hace falta para que no se vuelva burocracia

Tres cosas, y son pocas a propósito:

• los productos ya dentro, con su precio — o se reescribe todo cada vez y se falla;
• pasar de presupuesto a pedido y a recibo sin volver a introducir nada, porque es la misma compra en tres momentos distintos;
• una forma de mandarlo por chat que no sea un adjunto que abrir: quien compra desde el móvil lee el mensaje, no se descarga un PDF para luego buscarlo entre las descargas.

Cómo lo resuelve Yataio

Eliges el cliente y los artículos, y el documento se escribe solo — IVA, descuentos y totales calculados. Cuando el cliente dice que sí, un toque convierte el presupuesto en pedido, y después en recibo: nada que volver a introducir, y cada paso queda en el archivo con su estado.

Para mandarlo eliges en el momento entre tres formas: texto formateado para pegar directamente en la conversación, imagen que el cliente no puede modificar, o PDF para descargar e imprimir. Antes de enviar ves la vista previa. También hay frases preparadas con huecos que se rellenan solos — nombre del cliente, importe, número de pedido — para no reescribir cada vez las mismas dos líneas.

Las tres formas de enviar están explicadas en la guía, y la conversión de un documento en otro aquí.