Làm sao quản lý công nợ khách hàng?

Ai bán hàng trực tiếp hay bán qua chat rồi cũng có lúc để khách lấy hàng trước, trả tiền sau. Khách quen mai ghé, một đơn giao trả một nửa, một đơn lớn trả làm hai lần. Ba cái tên thì chưa sao: ba mươi cái tên mới thành vấn đề, và câu trả lời cho «ai còn nợ mình?» nằm rải rác giữa cuốn sổ, một cuộc trò chuyện và trí nhớ.

Ít nhất phải ghi những gì

Ghi «anh Nam 200» là không đủ, và thường phát hiện ra khi đã muộn. Cần bốn thứ, và luôn là bốn thứ đó:

• ai, kèm cách liên hệ lại — một số điện thoại, không chỉ mỗi tên;
• bao nhiêu, và của đơn nào: một con số không có chứng từ đằng sau là con số mà cả hai bên đều không kiểm tra được;
• từ khi nào, vì nợ một tuần và nợ ba tháng không xử lý giống nhau;
• đã trả được bao nhiêu rồi, khi khách trả làm nhiều lần.

Thiếu ý cuối cùng thì điều tệ nhất sẽ xảy ra: đòi tiền người đã trả rồi. Lấy lại được số tiền, mất luôn khách.

Vì sao cuốn sổ không còn đủ

Cuốn sổ không sai, nó chậm ở chỗ không nên chậm. Viết vào thì nhanh; cái tốn công là đọc lại. Muốn biết ai đang trễ, phải lật từng trang xếp theo ngày, trong khi thứ cần là danh sách xếp theo người.

File Excel giải quyết được việc đọc lại và sinh ra vấn đề khác: nó nằm trên máy tính không đặt ở quầy, nên tối mới cập nhật — nghĩa là có hôm không cập nhật.

Câu hỏi đúng không phải «ghi thế nào», mà «làm sao thấy được mà không phải đi tìm».

Lời nhắc mà gần như không ai gửi

Món nợ chỉ tự nhắc người bị thiếu tiền. Người phải trả thì thường chỉ đơn giản là quên — và càng để lâu, việc nhắc càng ngại cho cả hai. Một tin nhắn ngắn sau vài ngày dễ gửi hơn và dễ nhận hơn một cuộc gọi sau hai tháng.

Đó cũng là lý do rất thực tế để giữ sổ nợ trong một ứng dụng nằm ngay trong điện thoại: điện thoại vốn đã ở trên tay, và gửi tin nhắn là thao tác kế tiếp, không phải một buổi làm việc khác.

Yataio làm việc này thế nào

Trong Yataio không có sổ nợ riêng: số tiền còn nợ sinh ra từ chứng từ. Bạn xuất biên nhận, đánh dấu đã thu hay chưa, và thẻ khách hàng tự hiện ra còn phải thu bao nhiêu. Ai đang trễ thì hiện ngay khi mở ứng dụng, kèm số tiền, và từ thẻ khách đó bạn nhắn tin hay gọi luôn mà không phải đi chép số ở đâu.

Khi khách trả bên ngoài ứng dụng — tiền mặt tại quầy, một lần chuyển khoản — bạn đánh dấu bằng tay và khoản nợ khép lại. Đây là tính năng của bản miễn phí, không giới hạn số khách hàng hay số chứng từ.

Muốn xem chi tiết từng màn hình thì có trong hướng dẫn. Còn muốn nhìn tổng thể thì xem cách hoạt động.