Làm sao để không sót đơn khi khách nhắn tin?

Bán hàng qua chat hiệu quả vì khách vốn đã ở đó. Vấn đề đến sau: cuộc trò chuyện vừa là catalog, vừa là giỏ hàng, vừa là lời xác nhận, vừa là biên nhận — và tất cả trôi dần lên trên. Mười đơn một ngày thì còn nhớ được. Ba mươi đơn thì không.

Đơn hàng thật ra bị sót ở đâu

Gần như không bao giờ ở lúc bán. Chúng lọt vào những khoảng trống giữa bước này và bước kia:

• tin nhắn đến lúc bạn đang tiếp một khách trực tiếp, đã đọc rồi không mở lại nữa;
• đơn chốt bằng miệng và không ghi ở đâu cả;
• tổng tiền bấm máy tính, gõ vào tin nhắn, rồi gõ lần thứ ba khi khách xin biên nhận;
• khách nói «như lần trước», mà lần trước cách đây hai trăm tin nhắn.

Ý cuối là ý tốn kém nhất, vì nó không giống một lỗi: nó chỉ giống thời gian trôi qua khi kéo tin nhắn tìm lại.

Nguyên tắc thực tế: chỉ viết một lần

Lời khuyên hay gặp nhất — hãy ghi sổ đơn hàng — mới đúng một nửa. Một cuốn sổ ghi tách rời khỏi việc bán là một công việc thứ hai: phải nhớ mà điền, và người ta nhớ khi rảnh, tức là không phải những ngày đông khách.

Thứ chạy được là điều ngược lại: chứng từ bạn gửi cho khách chính là cuốn sổ. Nếu để trả lời «em xác nhận đơn của anh/chị» thì đằng nào cũng phải viết ra mặt hàng và tổng tiền, thì chỗ chữ đó nên nằm lại đâu đó thay vì trôi mất trong một bong bóng chat.

Lúc thích hợp để ghi nhận một đơn là lúc đang xác nhận nó, không phải buổi tối.

Cần gì để việc này không thành giấy tờ

Ba thứ, và ít là có chủ đích:

• hàng hoá đã có sẵn trong máy, kèm giá — nếu không thì lần nào cũng gõ lại từ đầu và gõ sai;
• chuyển từ báo giá sang đơn hàng sang biên nhận mà không nhập lại gì, vì đó là cùng một lần mua ở ba thời điểm khác nhau;
• một cách gửi vào chat không phải là tệp đính kèm phải mở: người mua bằng điện thoại đọc tin nhắn, chứ không tải một file PDF rồi đi tìm nó trong thư mục tải về.

Yataio làm việc này thế nào

Bạn chọn khách và mặt hàng, chứng từ tự viết ra — thuế, giảm giá và tổng tiền được tính sẵn. Khi khách đồng ý, một chạm biến báo giá thành đơn hàng, rồi thành biên nhận: không phải nhập lại gì, và mỗi bước đều nằm lại trong kho lưu trữ kèm trạng thái của nó.

Khi gửi, bạn chọn ngay lúc đó giữa ba dạng: văn bản đã định dạng để dán thẳng vào cuộc trò chuyện, ảnh mà khách không sửa được, hoặc PDF để tải về và in. Trước khi gửi bạn xem trước được. Còn có các câu soạn sẵn với ô tự điền — tên khách, số tiền, số đơn — để khỏi phải gõ lại hai dòng giống nhau mỗi lần.

Ba cách gửi được nói rõ trong hướng dẫn, còn việc chuyển chứng từ này thành chứng từ kia thì ở đây.