Tu lista de clientes no siempre es tuya

La ficha de clientes es lo más valioso que un pequeño comerciante construye con los años. No el almacén, que se vuelve a comprar: la lista de quién ya ha comprado, de qué suele llevarse y de cómo se le vuelve a contactar.

Mientras todo funciona, nadie se pregunta de quién es. La pregunta llega en tres momentos precisos, y llega siempre tarde.

Los tres momentos en que te lo preguntas

Cuando dejas de pagar. El plan gratuito se queda corto, o la suscripción ya no tiene sentido. ¿Qué pasa con la lista? En muchos servicios pasa a ser de solo lectura, o se bloquea del todo tras un periodo de cortesía.

Cuando el proveedor cierra. Pasa, y les pasa sobre todo a los productos pequeños. Suele haber preaviso, pero es de semanas, y llega mientras estás trabajando.

Cuando quieres cambiar. Aquí el problema no es obtener los datos: es en qué forma. Una lista exportada sin el historial de compras es una agenda telefónica, no una ficha de clientes.

Qué preguntar antes, no después

Tres preguntas, y conviene hacérselas mientras se elige, cuando la respuesta no cuesta nada:

• ¿Puedo exportarlo todo, y en qué formato? ¿Un archivo que otros programas puedan leer, o solo un PDF para mirar?
• ¿El historial sale junto con los nombres? Quién compró qué y cuándo es la parte que vale.
• ¿Qué se queda con ellos después de irme? ¿Y por cuánto tiempo?

Si una de esas tres respuestas es «depende», ya es una respuesta.

Una lista que puedes mirar pero no llevarte no es tuya: está prestada.

La diferencia entre «accesible» y «tuyo»

Las dos palabras se usan como sinónimos y no lo son. Accesible significa que llegas a ella mientras el servicio exista y mientras estés al corriente. Tuyo significa que la tienes en la mano aunque mañana el servicio ya no esté.

Es la misma diferencia que hay entre tener los ahorros en casa y tenerlos en una caja de la que otro tiene la llave: en el segundo caso suele ser más cómodo, y casi siempre va bien — pero cuando no va bien, la diferencia lo es todo.

Cómo está la cosa con Yataio

Los datos están en la memoria del teléfono. No hay cuenta que abrir, así que no hay nada que desactivar ni nada que se bloquee: si dejas de pagar la suscripción, las funciones de la versión de pago dejan de estar disponibles, pero clientes, artículos y documentos se quedan donde están, es decir, contigo.

La copia de seguridad es una copia cifrada que haces tú, protegida con contraseña, en el teléfono o en tu nube personal. Es tuya en sentido literal: está donde la pongas.

Esto, otra vez, tiene su reverso — si pierdes el teléfono y no has hecho una copia, no te la puede recuperar nadie. Escribí sobre ello con más detalle en quién puede ver los datos de mis clientes.

Cómo se hace y se restaura una copia está en la guía.