Come tengo il conto di chi non ha pagato?

Chi vende di persona o in chat prima o poi lascia andare qualcosa senza essere pagato subito. Un cliente abituale che passa domani, una consegna saldata a metà, un ordine grosso pagato in due volte. Non è un problema finché sono tre nomi: diventa un problema quando sono trenta, e la risposta alla domanda «chi mi deve dei soldi?» è sparsa fra un quaderno, una conversazione e la memoria.

Cosa conviene segnare, come minimo

Segnare «Mario 200» non basta, e si scopre solo dopo. Servono quattro cose, e sono sempre le stesse:

• chi, con un modo per ricontattarlo — un numero, non solo un nome di battesimo;
• quanto, e per quale acquisto: un totale senza il documento dietro è una cifra che nessuno dei due può verificare;
• da quando, perché un debito di una settimana e uno di tre mesi non si trattano allo stesso modo;
• cosa è già stato pagato, quando l'incasso arriva a rate.

Senza l'ultimo punto succede la cosa peggiore: chiedere di nuovo dei soldi a chi ha già pagato. Si recupera l'importo, si perde il cliente.

Perché il quaderno smette di funzionare

Il quaderno non è sbagliato, è lento nel punto sbagliato. Scrivere costa poco; il costo vero è rileggere. Per sapere chi è indietro bisogna scorrere pagine di righe in ordine di data, mentre quello che serve è l'elenco in ordine di persona.

Il foglio Excel risolve la rilettura e ne apre un'altra: sta su un computer che non è al banco, e quindi si aggiorna la sera — cioè qualche volta non si aggiorna.

La domanda giusta non è «come lo scrivo», ma «come faccio a vederlo senza cercarlo».

Il promemoria che quasi nessuno fa

Un debito si ricorda da solo solo a chi ci ha rimesso. Chi deve pagare, spesso, si è semplicemente dimenticato — e più passa il tempo, più chiedere diventa imbarazzante per entrambi. Un messaggio breve dopo pochi giorni è più facile da mandare e più facile da ricevere di una telefonata dopo due mesi.

Questo è anche il motivo pratico per cui conviene tenere il conto in un'app che sta nel telefono: il telefono è già in mano, e mandare il messaggio è il gesto successivo, non un'altra sessione di lavoro.

Come lo risolve Yataio

In Yataio non c'è un registro dei debiti separato: il conto nasce dai documenti. Emetti una ricevuta, segni se è stata pagata, e la scheda del cliente mostra da sola quanto resta da incassare. Chi è indietro è in evidenza appena apri l'app, con l'importo dovuto, e dalla sua scheda parte il messaggio o la chiamata senza copiare il numero da nessuna parte.

Quando un pagamento arriva fuori dall'app — contanti al banco, un bonifico — lo segni a mano e il conto si chiude. È una funzione della versione gratuita, senza limiti al numero di clienti o di documenti.

Se vuoi vedere come funziona nel dettaglio, le schermate sono spiegate nella guida. Se invece ti interessa il quadro d'insieme, c'è come funziona.