Chi può vedere i dati dei miei clienti?

È una domanda che quasi nessuno si fa prima di scegliere un gestionale, e che diventa urgente dopo. I nomi, i numeri di telefono e lo storico degli acquisti dei tuoi clienti sono dati di persone vere, che li hanno dati a te — non a un fornitore di software che non hanno mai sentito nominare.

Cosa vuol dire «in cloud», in pratica

Vuol dire che quei dati stanno su un computer che non è tuo, e che l'app sul telefono è una finestra che li mostra. Non è un difetto in sé: è come funziona quasi tutto oggi, e porta vantaggi veri — li vedi da più dispositivi, non li perdi se il telefono cade.

Ma cambia la risposta alla domanda del titolo. Quando i dati stanno altrove, possono vederli:

• il fornitore, o meglio le persone che ci lavorano e che hanno accesso ai sistemi per manutenzione e assistenza;
• i suoi fornitori a loro volta — chi ospita i server, chi manda le email, chi fa le statistiche;
• chiunque entri dove non dovrebbe, il giorno che qualcosa va storto;
• chi compra l'azienda, se un giorno viene venduta, insieme a tutto il resto.

Nessuno di questi quattro è per forza in malafede. Il punto è un altro: sono quattro possibilità che esistono solo perché i dati hanno lasciato il tuo telefono.

La domanda che conviene fare a chiunque

Prima di caricare l'anagrafica dei clienti da qualche parte, vale la pena chiedere tre cose e pretendere risposte precise:

• dove stanno fisicamente i dati, e sotto quale legge;
• chi altro può leggerli, oltre a te;
• cosa succede se smetto: me li riprendo? in che formato? entro quanto?

Se le prime due risposte sono vaghe, la terza lo sarà ancora di più.

I dati dei tuoi clienti sono una responsabilità tua, non del tuo fornitore. Anche se stanno sul suo server.

Non è solo un principio: in Europa chi raccoglie i dati dei propri clienti ne risponde, e il fornitore che li ospita è un tassello della catena, non un sostituto.

Cosa cambia se restano nel telefono

Se i dati non escono dal dispositivo, l'elenco di prima si accorcia molto: possono vederli le persone che hanno in mano il telefono, e basta. Non c'è un server da violare perché non c'è un server; non c'è un fornitore che possa leggerli perché non li ha; non c'è niente che passi di mano se un'azienda viene venduta.

Yataio funziona così. Clienti, articoli e vendite stanno nella memoria del telefono, non vengono mandati a nessun server e non passano da nessuna intelligenza artificiale. Non c'è un account da aprire — quindi non c'è nemmeno un profilo tuo da qualche parte.

Il rovescio, detto prima e non dopo

C'è un prezzo, ed è giusto conoscerlo prima di scegliere: se il telefono si rompe o si perde, nessuno può recuperarti i dati, perché nessun altro ne ha una copia. È esattamente la stessa ragione per cui nessun altro può leggerli.

Quindi il backup è cosa tua, e va fatto: Yataio ne fa una copia protetta da password, sul telefono o sul tuo cloud personale, e chi ha l'abbonamento può farla fare da sola a intervalli regolari. Tenerla su qualcosa che non sia lo stesso telefono è il punto di tutta la faccenda.

Il dettaglio di cosa resta dov'è sta nella guida; il backup è spiegato qui. Sul lavorare senza connessione ho scritto qui.