Come faccio a sapere cosa sta finendo in magazzino?

Il momento in cui te ne accorgi è sempre lo stesso: un cliente chiede una cosa che pensavi di avere, vai a controllare, e non c'è. La vendita è persa, e quasi sempre non è persa per il prezzo — è persa perché non sapevi di essere a zero.

Perché l'inventario serio non lo fa quasi nessuno

Perché costa. Contare tutto richiede una chiusura, un momento di calma e una persona che non serva altrove: tre cose che nei giorni pieni non ci sono. Così l'inventario si fa a inizio stagione, poi si rimanda, e nel frattempo il numero vero e il numero che hai in testa si allontanano.

L'errore non è rimandare. L'errore è pensare che l'unica alternativa a non contare niente sia contare tutto.

La via di mezzo

Il conteggio serve solo dove l'esaurirsi fa danno. Un elenco di regole semplici:

• gli articoli che vendi tutti i giorni: vale la pena contarli, perché finiscono senza preavviso;
• quelli lenti ma costosi: vale la pena, perché riordinarli richiede tempo;
• quelli che ricompri in mezz'ora sotto casa: non vale la pena;
• i servizi, o quello che produci su richiesta: non c'è niente da contare.

Contare il venti per cento degli articoli copre quasi tutti i casi in cui la mancanza si trasforma in una vendita persa.

Non serve sapere quanti pezzi hai di tutto. Serve accorgersi in tempo di quelli che stanno finendo.

La soglia, non il numero

Sapere che restano quattro pezzi non serve a niente da solo. Serve sapere che quattro è poco, e quel giudizio cambia da articolo ad articolo: quattro confezioni d'acqua sono niente, quattro macchine fotografiche sono un magazzino pieno.

Per questo la cosa utile non è il conteggio ma la soglia: il numero sotto il quale quell'articolo va riordinato. È l'unico dato che trasforma un conteggio in un promemoria.

Come funziona in Yataio

Contare i pezzi è facoltativo: se vendi servizi o il magazzino lo tieni a mente, si lascia perdere del tutto e gli articoli restano un listino con foto e prezzi.

Se lo vuoi, nella scheda dell'articolo ci sono quattro comandi:

• Scala i pezzi venduti, l'interruttore che accende tutto: da lì in poi ogni documento toglie i pezzi dal magazzino;
• Pezzi a magazzino, quanti ne hai adesso;
• Soglia di allarme, il numero sotto il quale l'articolo diventa «in esaurimento»;
• Non si vende se è a zero, per impedire di venderlo quando è finito.

Quando un articolo scende sotto la soglia cambia colore nell'elenco e compare in Home, fra le cose che aspettano te. Non devi andarlo a cercare: te lo ritrovi davanti la prima volta che apri l'app. È una funzione della versione gratuita.

Il dettaglio dei quattro comandi è nella guida. Se invece il problema è il tempo che passa fra la richiesta del cliente e il documento mandato, ne ho scritto in come gestisco gli ordini che arrivano in chat.