Come gestisco gli ordini che arrivano in chat?

Vendere in chat funziona perché è dove sono già i clienti. Il problema arriva dopo: la conversazione è insieme il catalogo, il carrello, la conferma e la ricevuta — e tutto questo scorre verso l'alto. A dieci ordini al giorno si tiene a mente. A trenta, no.

Dove si perdono gli ordini davvero

Quasi mai nel momento della vendita. Si perdono nei buchi fra un passaggio e l'altro:

• il messaggio arrivato mentre eri con un cliente di persona, letto e mai più riaperto;
• l'ordine confermato a voce e mai scritto da nessuna parte;
• il totale calcolato con la calcolatrice, scritto nel messaggio, e poi riscritto una terza volta quando il cliente chiede la ricevuta;
• il cliente che dice «come l'altra volta», e l'altra volta è a duecento messaggi di distanza.

L'ultimo punto è quello che costa di più, perché non sembra un errore: sembra solo tempo perso a scorrere.

La regola pratica: scrivere una volta sola

Il consiglio che si legge più spesso — tenere un registro degli ordini — è giusto a metà. Un registro tenuto a parte dalla vendita è un secondo lavoro: bisogna ricordarsi di compilarlo, e ci si ricorda quando c'è tempo, cioè non nei giorni pieni.

Quello che funziona è il contrario: il documento che mandi al cliente è il registro. Se per rispondere «ti confermo l'ordine» devi comunque scrivere articoli e totale, tanto vale che quella scrittura resti da qualche parte invece di finire dentro una bolla di chat.

Il momento buono per registrare un ordine è mentre lo stai confermando, non la sera.

Cosa serve perché non diventi burocrazia

Tre cose, e sono poche apposta:

• i prodotti già dentro, con il prezzo — o si riscrive tutto ogni volta e si sbaglia;
• il passaggio da preventivo a ordine a ricevuta senza reinserire niente, perché è lo stesso acquisto in tre momenti diversi;
• un modo di mandarlo in chat che non sia un allegato da aprire: chi compra dal telefono legge il messaggio, non scarica un PDF per poi cercarlo nei download.

Come lo risolve Yataio

Scegli il cliente e gli articoli, e il documento si scrive da sé — IVA, sconti e totali calcolati. Quando il cliente dice di sì, un tocco trasforma il preventivo in ordine, e poi in ricevuta: niente da reinserire, e ogni passaggio resta nell'archivio con il suo stato.

Per mandarlo scegli al momento fra tre forme: testo formattato da incollare direttamente nella conversazione, immagine che il cliente non può modificare, o PDF da scaricare e stampare. Prima di inviare vedi l'anteprima. Ci sono anche frasi pronte con i segnaposto che si riempiono da soli — nome del cliente, importo, numero d'ordine — per non riscrivere ogni volta le stesse due righe.

I tre modi di inviare sono spiegati nella guida, e la trasformazione da un documento all'altro qui.