Il cliente riordina le stesse cose: riscrivo tutto?

C'è una categoria di clienti che vale più delle altre: quelli che tornano. Il bar che ordina le stesse sei casse ogni lunedì, il negozio che rifà lo stesso assortimento a inizio mese, la famiglia che prende la stessa spesa ogni venerdì.

E c'è un modo silenzioso di sprecarli: rifare a mano, ogni volta, un documento che è identico a quello del mese scorso.

Il costo vero non è il tempo

Riscrivere otto righe costa due minuti. Il problema è un altro, ed è che ogni riscrittura è un'occasione di sbagliare: una quantità copiata male, un prezzo rimasto quello vecchio, una riga saltata perché il telefono ha squillato a metà.

L'errore poi non si scopre subito. Si scopre quando il cliente confronta la ricevuta di questo mese con quella del mese scorso e trova due cifre diverse per la stessa identica merce. A quel punto la discussione non è più sul prezzo: è sul fatto che uno dei due conti è sbagliato, e nessuno dei due sa quale.

Cosa deve copiare un duplicato, e cosa no

Un duplicato fatto bene copia le cose che si ripetono e lascia indietro quelle che non si ripetono:

• copia: cliente, articoli, quantità, prezzi;
• non copia: data, numero del documento, stato del pagamento.

Il terzo punto è quello che conta di più. Un documento nuovo che nasce già segnato come «pagato» perché lo era l'originale è il modo più rapido di perdere i conti: risulta incassato qualcosa che non è ancora arrivato.

Un duplicato è un documento nuovo che assomiglia a uno vecchio, non una copia del vecchio.

Anche fra clienti diversi

Il caso meno ovvio è utile quanto l'altro: lo stesso assortimento venduto a due clienti diversi. Il listino è quello, le quantità pure — cambia solo il nome. Ripartire da un documento già fatto e cambiare soltanto il destinatario è più veloce e più sicuro che comporre da zero un ordine che hai già composto una volta.

Come lo fa Yataio

Apri il documento da rifare, e in fondo alla scheda — accanto a Copia testo e Condividi — c'è l'icona con due fogli sovrapposti. La tocchi, l'app ti chiede per chi, e il documento si apre già compilato con gli stessi articoli, le stesse quantità e gli stessi prezzi. Scegli lo stesso cliente o un altro, cambi quello che serve, salvi.

Il duplicato ha data nuova, numero nuovo e stato iniziale. Non porta con sé le note private: un promemoria scritto per una vendita di tre mesi fa quasi mai vale per quella di oggi.

Se il documento originale era già stato trasformato in un altro — un preventivo diventato ordine — al posto della matita trovi la stessa icona dei due fogli: è il modo di farne una versione diversa senza toccare l'originale.

Il passaggio è spiegato per intero nella guida. Se invece l'ordine ricorrente va prima confermato e poi incassato, il percorso è quello descritto in come funziona.