Qué se está acabando, sin contar el almacén

El momento en que te das cuenta es siempre el mismo: un cliente pide una cosa que creías tener, vas a comprobar, y no está. La venta está perdida, y casi nunca por el precio — está perdida porque no sabías que estabas a cero.

Por qué casi nadie hace un inventario serio

Porque cuesta. Contarlo todo requiere un cierre, un rato de calma y una persona que no haga falta en otro sitio: tres cosas que en los días llenos no existen. Así que el inventario se hace a principio de temporada, luego se aplaza, y mientras tanto el número real y el número que llevas en la cabeza se van separando.

El error no es aplazarlo. El error es pensar que la única alternativa a no contar nada es contarlo todo.

El término medio

Contar hace falta solo donde quedarse sin existencias hace daño. Una lista de reglas sencillas:

• los artículos que vendes todos los días: vale la pena contarlos, porque se acaban sin avisar;
• los lentos pero caros: vale la pena, porque reponerlos lleva tiempo;
• los que vuelves a comprar en media hora ahí al lado: no vale la pena;
• los servicios, o lo que produces por encargo: no hay nada que contar.

Contar el veinte por ciento de los artículos cubre casi todos los casos en que la falta se convierte en una venta perdida.

El umbral, no el número

Saber que quedan cuatro no sirve de nada por sí solo. Sirve saber que cuatro es poco, y ese juicio cambia de un artículo a otro: cuatro packs de agua no es nada, cuatro cámaras de fotos es un almacén lleno.

Por eso lo útil no es el recuento sino el umbral: el número por debajo del cual ese artículo hay que reponerlo. Es el único dato que convierte un recuento en un recordatorio.

Cómo funciona en Yataio

Contar las unidades es opcional: si vendes servicios o el almacén lo llevas en la cabeza, se deja del todo y los artículos siguen siendo una lista de precios con fotos.

Si lo quieres, en la ficha del artículo hay cuatro controles:

• Descontar las unidades vendidas, el interruptor que lo enciende todo: a partir de ahí cada documento resta unidades del almacén;
• Unidades en almacén, cuántas tienes ahora;
• Umbral de aviso, el número por debajo del cual el artículo pasa a «agotándose»;
• No se vende si está a cero, para impedir venderlo cuando se ha terminado.

Cuando un artículo baja del umbral cambia de color en la lista y aparece en el Inicio, entre las cosas que te esperan. No hay que ir a buscarlo: te lo encuentras delante la primera vez que abres la app. Es una función de la versión gratuita.

El detalle de los cuatro controles está en la guía. Si el problema es en cambio el tiempo que pasa entre la petición del cliente y el documento enviado, escribí sobre eso en pedidos por WhatsApp.