Biết hàng sắp hết mà không phải kiểm kho

Cái khoảnh khắc bạn phát hiện ra thì lúc nào cũng giống nhau: khách hỏi một món mà bạn tưởng còn, bạn đi kiểm, và hết rồi. Đơn hàng mất, và gần như không bao giờ mất vì giá — mất vì bạn không biết là đã hết.

Vì sao gần như không ai kiểm kho tử tế

Vì tốn. Đếm hết mọi thứ đòi hỏi một buổi đóng cửa, một quãng yên tĩnh và một người không bận việc khác: ba thứ mà ngày đông khách không hề có. Thế là việc kiểm kho làm vào đầu mùa, rồi hoãn, và trong lúc đó con số thật với con số trong đầu bạn ngày càng lệch nhau.

Cái sai không phải là hoãn. Cái sai là nghĩ rằng ngoài việc không đếm gì cả thì chỉ còn cách đếm hết.

Cách ở giữa

Chỉ cần đếm ở chỗ mà hết hàng gây thiệt hại. Vài quy tắc đơn giản:

• những món bán hằng ngày: nên đếm, vì chúng hết mà không báo trước;
• những món bán chậm nhưng đắt tiền: nên, vì nhập lại mất thời gian;
• những món chạy ra đầu ngõ nửa tiếng là mua được: không cần;
• dịch vụ, hoặc thứ bạn làm theo đặt hàng: chẳng có gì để đếm.

Đếm khoảng hai mươi phần trăm số mặt hàng là đã phủ gần hết những lần mà thiếu hàng biến thành đơn bị mất.

Ngưỡng cảnh báo, không phải con số

Biết còn bốn cái thì tự nó chẳng nói lên gì. Cái cần biết là bốn là ít, và đánh giá đó khác nhau ở từng mặt hàng: bốn thùng nước là không có gì, bốn cái máy ảnh là một kho đầy.

Vì thế thứ hữu ích không phải con số tồn mà là ngưỡng: con số mà xuống dưới nó thì phải nhập thêm. Đó là dữ liệu duy nhất biến việc đếm thành một lời nhắc.

Trong Yataio thì thế nào

Đếm số lượng là tuỳ chọn: nếu bạn bán dịch vụ hoặc nhớ kho trong đầu, bỏ hẳn cũng được, và các mặt hàng vẫn là một bảng giá có ảnh.

Nếu muốn dùng, trong thẻ mặt hàng có bốn mục:

• Trừ số lượng đã bán, cái công tắc bật tất cả lên: từ đó mỗi chứng từ sẽ trừ hàng khỏi kho;
• Số lượng trong kho, hiện còn bao nhiêu;
• Ngưỡng cảnh báo, con số mà xuống dưới nó thì mặt hàng chuyển thành «sắp hết»;
• Không bán khi bằng không, để chặn việc bán món đã hết.

Khi một mặt hàng tụt xuống dưới ngưỡng, nó đổi màu trong danh sách và hiện lên ở màn hình chính, trong số những việc đang chờ bạn. Không phải đi tìm: mở ứng dụng lần đầu là thấy ngay. Đây là tính năng của bản miễn phí.

Chi tiết bốn mục đó có trong hướng dẫn. Còn nếu vấn đề là khoảng thời gian giữa lúc khách hỏi và lúc chứng từ được gửi đi, tôi đã viết ở không sót đơn khi khách nhắn tin.