Đơn lặp lại, không phải nhập lại từ đầu

Có một nhóm khách đáng giá hơn hẳn những nhóm khác: những người quay lại. Quán cà phê tuần nào cũng lấy đúng sáu két, cửa hàng đầu tháng lại nhập đúng bộ hàng ấy, gia đình thứ Sáu nào cũng mua đúng những thứ đó.

Và có một cách âm thầm để lãng phí họ: mỗi lần lại ngồi làm tay một chứng từ y hệt cái của tháng trước.

Cái tốn kém thật không phải thời gian

Gõ lại tám dòng mất hai phút. Vấn đề nằm ở chỗ khác: mỗi lần gõ lại là một cơ hội để sai — một số lượng chép nhầm, một giá vẫn để giá cũ, một dòng bị bỏ sót vì có điện thoại gọi giữa chừng.

Cái sai đó cũng không lộ ra ngay. Nó lộ ra khi khách so biên nhận tháng này với tháng trước và thấy hai con số khác nhau cho đúng cùng một món hàng. Lúc đó câu chuyện không còn là giá cả nữa: là một trong hai lần tính đã sai, và cả hai bên đều không biết lần nào.

Bản sao nên chép gì, và không nên chép gì

Một bản sao làm đúng sẽ chép những thứ lặp lại và bỏ lại những thứ không lặp lại:

• chép: khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá;
• không chép: ngày, số chứng từ, trạng thái thanh toán.

Ý thứ ba là quan trọng nhất. Một chứng từ mới sinh ra đã mang sẵn dấu «đã thanh toán» chỉ vì bản gốc như vậy là cách nhanh nhất để loạn sổ sách: một khoản hiện ra là đã thu, trong khi tiền chưa về.

Bản sao là một chứng từ mới giống chứng từ cũ, không phải bản chụp của chứng từ cũ.

Giữa hai khách khác nhau cũng vậy

Trường hợp ít ai nghĩ tới cũng hữu ích không kém: cùng một bộ hàng bán cho hai khách khác nhau. Bảng giá vẫn thế, số lượng cũng thế — chỉ khác cái tên. Lấy lại một chứng từ đã làm và chỉ đổi người nhận thì nhanh hơn và an toàn hơn là dựng lại từ đầu một đơn mà bạn đã dựng một lần rồi.

Yataio làm việc này thế nào

Bạn mở chứng từ muốn làm lại, và ở cuối thẻ — cạnh Sao chép văn bản và Chia sẻ — có biểu tượng hai tờ giấy chồng lên nhau. Chạm vào, ứng dụng hỏi làm cho ai, rồi chứng từ mở ra đã điền sẵn cùng mặt hàng, cùng số lượng, cùng giá. Bạn chọn vẫn khách đó hoặc khách khác, sửa chỗ cần sửa, lưu lại.

Bản sao có ngày mới, số mới và trạng thái ban đầu. Nó không mang theo ghi chú riêng: một lời nhắc viết cho lần bán ba tháng trước gần như không bao giờ còn đúng cho hôm nay.

Toàn bộ thao tác có trong hướng dẫn. Còn nếu đơn lặp lại cần xác nhận trước rồi mới thu tiền, đường đi là cái được mô tả trong cách hoạt động.